GexDoc
Es un software para facilitar la Gestion Documental, cumple con lo exigido por la Ley general de Archivo 594 del 2000 y el acuerdo 060 del 2001. Permite la parametrizacion y aplicacion de las tablas de retencion documental.
La radicacion se realiza de forma centralizada, el envio de documentos es en forma electronica mejorando el tiempo de entrega.
Maneja flujos de trabajo, permitiendo el envio de estos documentos a sus responsables.
El sistema de gestión documental permite una fácil administración de los documentos que son manejados por las entidades, tanto la radicación de sus documentos como el envió a las personas responsables que se deseen, permite además la consulta de estos, y el manejo de flujos de trabajo. Dispone de dos módulos principales el modulo de administración y el modulo de correo.
MODULO DE ADMINISTRACIÓN:
Este modulo es por donde se crean todos los datos de las tablas de retención documental también es por donde se radican los documentos y se configura el sistema.
CREACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
La creación de las tablas de retención hace referencia a la creación de varios datos, estos son secciones, series, subseries y tipos documentales además de crear sus relaciones.
- Creación de secciones:
Las secciones hacen referencia a las áreas funcionales de la entidad.
A esta sección se le pueden crear subsecciones
- Creación de Series y Subseries
Las series y subseries se pueden crear conforme a las tablas de retención de la organización.
- Asignar series a la sección
Cuando ya están creadas las secciones, series y subseries se puede crear las relaciones entre estas.
- Manejo de Tipo Documental
Se puede asignar opcionalmente tipos documentales a las subseries.
RADICACION DE DOCUMENTOS
Los documentos se radican y se clasifican según la tabla de retención establecida, capturando todos los campos útiles para su posterior consulta.
Impresión de rotulo de radicado
- Flujo de Trabajo
Si el documento genera un flujo de trabajo, se le puede asignar uno al momento de radicarlo, este documento seguirá los pasos establecidos en el flujo permitiendo consultar el recorrido y todos los pasos que ha realizado.
- Copia
Se puede enviar copia de los documentos al momento de radicar a uno o varios usuarios del modulo de correo.
- Anexos
El documento puede contener anexos los cuales quedaran adjuntos al documento para su posterior consulta.
PERMISOS POR GRUPOS DE USUARIO
Es posible crear grupos de usuarios para el modulo de administrador o el de correo cada grupo asignándole diferentes tipos de permisos a cada grupo permitiendo que cada uno cumpla diferentes tipos de roles.
MODULO DE CORREO
- Bandeja de entrada
Todos los documentos radicados llegaran a esta bandeja a cada usuario correspondiente según el flujo de trabajo.
- Bandeja de salida
Cuando los documentos de la bandeja de salida fueron chequeados pasan a esta bandeja.
- Mensajes
Es posible el envió de mensajes entre usuarios del modulo de correo.
- Copia de documentos
Se reciben copias de documentos desde su radicación o por medio de otros usuarios.
- Consulta de documentos con flujo involucrado
Es posible la consulta de documentos que incluyen a los usuarios en flujo aunque el documento no le haya llegado.
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