SAF
El Sistema Administrativo y Financiero está conformado por los módulos de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cartera Nomina e Inventario los cuales están diseñados para trabar independientes o haciendo parte integral de SIFAS, generado los documentos en línea.
A continuación detallamos los procesos mas importates de dichos módulos:
CONTABILIDAD
Este módulo recibe todos los documentos que se generan desde cualquier otro módulo que genere transacciones financieras, además, se encarga de controlar todos los procesos contables, cumpliendo con todas las normas legales y contables vigentes. Los principales procesos que contempla el módulo son:
• Captura para las diferentes transacciones
• Definición del Plan único de Cuentas, el cual se maneja por niveles (clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliar).
• Creación de terceros tanto naturales como jurídicos.
• Identificación de cuentas con fines fiscales IVA, Retención en la fuente, Retención de IVA, Retención de ICA.
• Actualización de saldos contables.
• Parametrización de las cuentas contables por cada módulo.
• Generación de certificados de retención en la fuente, IVA e Ica
• Cierre anual para inicializar las cuentas y saldos
• Reportes y consultas por pantalla de saldos y movimientos en diferentes rangos de tiempo, tipos de movimiento contable.
• Reportes básicos: estados financieros, libro mayor y balance, libro caja diario, resumen libro caja diario , estado de resultados, cuentas y libro auxiliar, balance general, inventarios y balance de comprobación por cuenta. Todos estos reportes son exportables en Excel de una fácil.
• Reportes configurables para obtener datos que ayudan a la elaboración de la información exógena.
• Traslado de comprobantes, de cuentas contables y actualización de NIT.
• Cierre y bloqueo de periodo mensual de proceso.
• Copia de seguridad en forma manual.
• Reportes configurables para obtener datos que ayudan a la elaboración del formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS y CGN2005_002_Saldo_de_operaciones Reciprocas.
CARTERA
Este módulo tiene la función de controlar las facturas que están pendientes de pago, así como, los ajustes a las mismas; contando con las siguientes características:
• Permite la causación de cuentas por cobrar
• Permite crear conceptos de Notas (Debito y Crédito)
• Manejo de Glosas de acuerdo al Decreto 4747/200, Resolución 003047 de 2008.
• Establece la fecha de radicación de la factura.
• Establece edad de cada deuda por tercero y régimen.
• Permite expedición de estados de cartera y cuentas de cobro conforme a los registros contables y de cartera.
• Registra los pagos que se realicen, por deudor, factura, concepto.
• Genera información automática y en línea para los demás módulos.
• Genera estados de cuenta.• Genera listados que ayudan a la elaboración de los informes para el decreto 2193/2004
INVENTARIO
La aplicación de inventario sirve para cualquier clase de productos y tiene la posibilidad de trabajar si quiere con fecha de vencimiento, trabaja con los Almacenes que desee crear.
Contiene los siguientes módulos
- Creación de Usuarios: Esta opción permite crear los usuarios que van a ingresar al sistema con sus respectivos niveles de seguridad.
- Datos Generales de la Empresa: Información de la institución.
- Fecha de proceso: Esta opción sirve para parametrizar que fecha o rango voy a trabajar.
- Grupo: Creación de la primera Línea de los productos.
- Subgrupo: Subdivisión de grupos.
- Productos: Creación de productos.
- Áreas: Creación de cada uno de las áreas en que esta compuesta cada empresa
- Responsable de Áreas. Especifica los usuarios a que área pertenece.
- Creación de Terceros: Creación de los terceros tanto naturales como jurídicos.
- Creación de Retención: Permite crear los diferentes tipos de retención en la fuente para efectos fiscales de las facturas, de acuerdo al tercero.
- Unidades de Medidas: De acuerdo a la presentación del medicamento, material médico o quirúrgico, y/o diferentes insumos, permite ingresar su forma de presentación (Tabletas, Frasco, Unidad, Libra, etc.).
- Forma: Tipo de forma del producto
- Centros de Costos: Como su nombre lo indica, permite crear diferentes bodegas (Urgencias, Hospitalización) para registro y administración de los medicamentos, material médico o quirúrgico y/o insumos.
- Creación de Almacenes: Permite trabajar con múltiples bodegas.
- Stock: Esta opción sirve para actualizar el stock mínimo, máximo y la reposición de cada uno de los productos.
- Comprobante de Entradas: Este módulo sirve para ingresar por primera los productos con su respectiva factura.
- Ordenes de Entrada: Si desea Trabajar con remisiones sin facturas este módulo tiene el acceso de poder entrar los productos
- Ajustes Por Entradas: Si desea realizar algún ajuste por entradas lo puede realizar por este módulo.
- Facturación Clientes: Si desea vender algún producto por medio de esta opción lo puede realizar.
- Ajuste Por Salida: Si desea realizar algún ajuste por salida lo puede realizar por este módulo.
- Traslado de Cantidades: Esta opción sirve para trasladar entre almacenes.
- Suministro de Productos: Sirve para suministrar productos sin facturarlos.
- Reportes.
• Listado General de Productos
• Listado de Saldos en Almacén
• Listado Por fecha de Vencimiento
• Listado para inventario Físico
• Listado de Saldo por Códigos
• Listado de Kardex
• Informe de despachos a pacientes, a EPS.
• Resumen de caja
• Rips
- Modulo de Farmacia: Permite realizar interfase con el software de Factsalud en la entrega de Medicamentos y Suministros Realizados a los Pacientes.
Si desean desde el Modulo de Farmacia se realiza el sistema de facturación de medicamentos para las EPS y los Particulares.
Solamente con digitar el numero de identificación del paciente aparecerá el numero de admisión y automáticamente traerá los medicamentos que fueron diligenciados por el medico.
PRESUPUESTO
Completamente ajustado a las exigencias del Sector Publico, este módulo automatiza el proceso presupuestal, de acuerdo a los lineamientos de la Ley Orgánica de Presupuesto.
• Permite la definición dinámica de la estructura presupuestal, para ingresos, inversión, mantenimiento y servicio de la deuda.
• Registro del presupuesto que incluye el registro del presupuesto de cada vigencia, para ingresos, gastos, inversión y servicio de la deuda.
• El sistema está en capacidad de producir en línea los certificados de disponibilidad presupuestal, controlando los topes establecidos por rubro.
• Produce en línea los Registros Presupuestales definitivos, teniendo en cuenta los cupos de los certificados de disponibilidad.
• El sistema permite el registro y control de las obligaciones presupuestales.
• El sistema permite la generación de giros presupuestales.
• La aplicación provee la realización de modificaciones presupuestales como reducciones, adiciones y traslados.
• Proporciona los procesos para la Ejecución de ingresos.
• Ejecución de ingresos con base en la información de Registrada en Tesorería.
• Permite los procesos de ejecución de egresos.
• Genera listados que ayudan a la elaboración de los informes para el decreto 2193/2004
TESORERIA
Este módulo controla todos los ingresos y egresos de dinero, afecta automáticamente el módulo contable, además de controlar el saldo en bancos, tiene las siguientes características:
• Elaboración de Comprobantes de egreso con su correspondiente cheque
• Elaboración de recibos de caja
• Autorización previa de pagos.
• Control y manejo de cada uno de los ingresos y egresos y a la vez establecer las diferentes transacciones contables.
• Relación de cheques girados.
• Relación de cheques entregados.
• En cada ingreso afecta las facturas respectivas.
• Elaboración de Notas Bancarias
• Manejo de anticipos y cuentas por cobrar o pagar.
• Manejo de consignaciones.
• Manejo de pagos sin situación de Fondos para el manejo del Sistema General de Participaciones.
• Generación de listados por concepto de su emisión, centro de costo, programación de pagos, Flujo de caja.
NOMINA
El sistema de nómina está desarrollado e implantado con base a la legislación laboral vigente (Empleado Público, Trabajador Oficial, Contratistas, Supernumerarios, Jubilados, Estudiantes en Práctica, etc.) y los decretos reglamentarios de administración de personal, en términos de ganancias y deducciones de los empleados.
• Liquidaciones Mensuales, Quincenales y Semanales
• Manejo de Novedades.
• Manejo de novedades en forma automática.
• Registro de las novedades para la nómina actual y nóminas posteriores.
• Manejo de provisiones en prestaciones legales y extralegales.
• Prenómina.
• Nominas por departamento o dependencias.
• Permite la liquidación de prestaciones legales y extra legales.
• Actualización automática y en línea de las transacciones con los aplicativos y módulos relacionados.
• Procesos de retención en la fuente.
• Liquidación de Vacaciones
• Manejo de novedades de incapacidad.
• Comprobantes de Pago.
El manejo de la interfaz de Fact-salud, con las aplicaciones de Presupuesto, contabilidad y cartera.
Para el control de la interfaz para cada aplicación tiene un paso de verificación inicial en el cual se muestran las facturas que se van a procesar, relacionando la parte del usuario, la parte de la entidad y el recibo si existe un copago o una cuota moderadora.
En la parte contable se desglosan las cuentas o servicios en los que se van a registrar y verifica si existen diferencias al momento de distribuir la cuentas.
Al realizar el proceso de ejecutar la interface con cada una de las aplicaciones, se genera un reporte detallado informando el número de documentos que realizaron interface y los q no se cargaron por causas validadas en el programa como es el que no exista el tercero o que el código contable se encuentre desactivado o no maneje movimiento, entre muchas otras validaciones, cabe decir que si el detalle del documento no existe o tiene errores el encabezado no se registrara.
La verificación Presupuestal y la verificación contable es un consolidado por cuentas para tener una herramienta más de auditoría para determinar cuánto se sube por cada cuenta en el rango de fechas establecido.
La verificación inicial también sirve después de generar la interfaz, ya que muestra el estado de los documentos, informado si se cargaron bien y si es así, muestra el número del comprobante que tiene en la otra aplicación.
La parte de sincronización de terceros es utilizada para cargar los pacientes (no las entidades) en la tabla de terceros de las aplicaciones, este proceso verifica si esta creado el tercero y si no lo crea con unas opciones estándares en la tabla de terceros.
El panel principal tiene la opción de cargar la cuenta del ingreso todo a la entidad o a la entidad y al paciente, esta opción para las entidades que cargan todo el ingreso a la entidad aun el copago y la cuota moderadora del paciente.
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